ระบบจัดซื้อ PR PO สำหรับ SME และโรงงาน เชื่อมคลังสินค้า MRP และ AI

ระบบจัดซื้อ PR/PO คืออะไร

ระบบจัดซื้อ PR/PO เป็นกระบวนการเชื่อมโยงความต้องการสินค้าเข้ากับการสั่งซื้อและการรับสินค้าในระบบเดียวกัน ตั้งแต่ Requirement → PR → Approval → Supplier → PO → On Order → Receive → Inventory → AP

แต่ละขั้นตอนมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด เช่น การขอซื้อต้องมีความจำเป็น, การอนุมัติต้องมาจากผู้มีอำนาจ, การสั่งซื้อจาก Supplier ต้องมีข้อมูลราคาและ Lead Time ที่ถูกต้อง, และเมื่อรับสินค้าเข้าคลังแล้วข้อมูลควรเชื่อมต่อกับ Inventory เพื่อให้ฝ่ายคลังและฝ่ายจัดซื้อเห็นภาพรวมเดียวกัน

Purchase Request - PR

ใบขอซื้อ (PR) เป็นเอกสารที่แสดงถึงความต้องการสินค้าหรือวัตถุดิบก่อนที่องค์กรจะออกเอกสารสั่งซื้อจริง

ข้อมูลตัวอย่างที่ควรมีใน PR ได้แก่ PR Number, Request Date, Department, Requester, Item, Quantity, UOM, Required Date, Reason และ Status

PR คือความต้องการขอซื้อที่ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อและผู้อนุมัติเห็นว่า สินค้าหรือวัตถุดิบใดมีความจำเป็นและต้องมีการสั่งซื้อในช่วงเวลาใด

PR Approval

กระบวนการอนุมัติ PR สามารถออกแบบตาม Workflow ขององค์กร เช่น Draft → Pending Approval → Approved → Rejected / Cancelled → Convert to PO

ข้อมูลที่ควรมีประกอบด้วย ผู้ขอซื้อ, ผู้อนุมัติ, วันที่อนุมัติ, สถานะ, หมายเหตุ, และ Audit Trail เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรเกิดขึ้นบ้าง

การกำหนด Workflow ของการอนุมัติสามารถปรับตามนโยบายของแต่ละองค์กรหรือความต้องการของแต่ละฝ่ายได้ โดยไม่จำเป็นต้องยึดแบบตายตัว

Purchase Order - PO

Purchase Order หรือ PO เป็นเอกสารที่ส่งต่อไปยัง Supplier เพื่อยืนยันคำสั่งซื้อสินค้าและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลสำคัญ เช่น PO Number, PO Date, Supplier, Item, Quantity, UOM, Price, Discount, Tax, Required Date, Delivery Date, และ Status

Flow ที่มักเห็นคือ Approved PR → PO → Supplier → On Order → Receive

Supplier Management

ระบบจัดซื้อควรมีข้อมูล Supplier ให้ครบถ้วน เช่น Supplier Code, Supplier Name, Contact, Payment Term, Lead Time, Item, Purchase Price, และ Last Purchase Price

ประโยชน์ของข้อมูล Supplier คือช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถเลือก Supplier ที่เหมาะสมสำหรับแต่ละสินค้า และมีประวัติการสั่งซื้อที่สามารถใช้ประกอบการตัดสินใจได้

ประวัติการซื้อมีความสำคัญ เพราะช่วยให้เห็นราคาล่าสุด, Lead Time, ความถูกต้องของการส่งวัสดุ, และการซื้อจาก Supplier ใดที่มีคุณภาพการส่งมอบที่ดี

เปรียบเทียบราคา Supplier

การตัดสินใจซื้อสินค้าไม่ควรพิจารณาเฉพาะราคาถูกสุดเท่านั้น แต่ควรพิจารณาข้อมูลประกอบหลายด้าน เช่น Supplier A ราคา / Lead Time, Supplier B ราคา / Lead Time, Supplier C ราคา / Lead Time

ข้อมูลเพิ่มเติมที่ควรพิจารณา เช่น Payment Term, Delivery History, Quality, และ Purchase History เพื่อให้การจัดซื้อสอดคล้องกับความต้องการจริงและลดความเสี่ยงของการส่งล่าช้า

ระบบที่ดีควรให้ความเห็นจากข้อมูลหลายมิติ แต่ไม่จำเป็นต้องบังคับให้มี Rating หรือ Score แบบตายตัว หากยังไม่มีการตั้งค่าเชิงปริมาณที่ชัดเจน

Lead Time

Lead Time มีผลต่อ MRP, Required Date, Purchase Date, Expected Receive Date, และ Production Plan

ตัวอย่าง: โรงงานต้องใช้วัตถุดิบวันที่ 30 และ Supplier Lead Time = 10 วัน ดังนั้นฝ่ายจัดซื้อควรเห็นข้อมูลนี้เพื่อกำหนดวันสั่งซื้อให้ตรงกับแผนผลิต

ข้อมูล Lead Time ช่วยให้ทีมจัดซื้อวางแผนล่วงหน้าและป้องกันการสั่งช้าซึ่งอาจกระทบต่อกำหนดส่งหรือกระบวนการผลิต

Pending PR

Pending PR คือ PR ที่ถูกสร้างแล้วแต่ยังไม่ได้อนุมัติ หรือ PR ที่อนุมัติแล้วแต่ยังไม่ได้ออก PO

การแยกสถานะให้ชัดเจนมีความสำคัญ เพราะ “รออนุมัติ” และ “อนุมัติแล้วแต่ยังไม่ออก PO” เป็นสถานะที่มีความหมายต่างกันและต้องจัดการต่างกัน

ระบบควรแสดงข้อมูลที่เหมาะสม เช่น ผู้ขอซื้อ, วันที่สร้าง, วันที่ต้องการ, และสถานะปัจจุบัน เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถติดตามงานได้

Pending PO

Pending PO คือ PO ที่ออกแล้วแต่ยังรับสินค้าไม่ครบตามจำนวนหรือยังไม่ถึงวันรับสินค้า

ข้อมูลสำคัญ เช่น PO Qty, Received Qty, Remaining Qty, Expected Date, Supplier, และ Status จึงมีความจำเป็นต่อการติดตามสถานะการรับสินค้า

การมีข้อมูลนี้ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อเห็นว่ารายการใดต้องติดตามเพิ่มเติมหรือมีความเสี่ยงที่จะกระทบกับแผนการผลิต

On Order

On Order คือจำนวนสินค้าที่มี PO แล้ว แต่ยังไม่ได้รับเข้าคลังครบ

ตัวอย่าง: PO = 1,000 KG, Received = 400 KG, Remaining On Order = 600 KG

ข้อมูล On Order แสดงถึงความเสี่ยงหรือต้นทุนที่มีอยู่ระหว่างการสั่งซื้อและการรับสินค้า และมีความสำคัญต่อการคำนวณ Inventory และ MRP

Partial Receive

กรณี PO = 1,000 ชิ้น แต่ Supplier ส่งครั้งแรก 300 ชิ้น, ครั้งที่สอง 400 ชิ้น, และครั้งที่สาม 300 ชิ้น ระบบควรติดตาม Ordered, Received, Remaining, และสถานะ PO อย่างต่อเนื่อง

ข้อมูลดังกล่าวช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อและคลังเห็นว่าคงเหลือเท่าไร และส่วนไหนยังค้างรับหรือกลายเป็นปัญหาในการวางแผนสินค้าคงคลัง

Receive สินค้าเข้าคลัง

กระบวนการ Receive คือการนำสินค้าที่สั่งซื้อจาก Supplier เข้าคลังตาม PO และข้อมูลประจำสินค้า

Flow ที่ควรมีคือ PO → Receive → Lot / Serial → Warehouse → Location → Inventory

ข้อมูลอาจประกอบด้วย Receive Date, Supplier, PO Reference, Item, Quantity, UOM, Lot, Serial, Expiry Date, Warehouse และ Location

เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม กรุณาดู ระบบคลังสินค้า WMS และ Inventory

หน่วยนับ UOM ในการจัดซื้อ

Base UOM และ Purchase UOM มีความสำคัญต่อความถูกต้องของข้อมูลจัดซื้อและสต็อก

ตัวอย่าง: Base UOM = กิโลกรัม, Purchase UOM = ถุง, และ 1 ถุง = 25 กิโลกรัม

ถ้า PO = 10 ถุง จะเท่ากับ 250 กิโลกรัม ดังนั้นระบบควรแปลงหน่วยให้สอดคล้องกับ Stock Unit ของสินค้า เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนในการวางแผนซื้อและสต็อก

PR/PO เชื่อมกับ Inventory

Flow ที่ควรมีคือ Inventory Requirement → PR → PO → On Order → Receive → Stock On Hand

ฝ่ายคลังและฝ่ายจัดซื้อควรเห็นข้อมูลที่สัมพันธ์กัน เพราะการสั่งซื้อหรือรับสินค้าแต่ละรายการมีผลต่อสต็อกและความพร้อมของสินค้าให้กับหน่วยงานอื่น

ข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน ได้แก่ Requirement, PR, PO, On Order, Receipt, Stock On Hand, และ Stock Movement

PR/PO เชื่อมกับ MRP

Production Demand → BOM → MRP → Material Shortage → Purchase Requirement → PR → PO → On Order → Receive → Production

หากระบบ MRP ทำงานแบบ Advisory ผลจาก MRP เป็นข้อมูลแนะนำให้ฝ่ายวางแผนหรือฝ่ายจัดซื้อพิจารณาก่อนสร้าง PR/PO จริง เพื่อให้การสั่งซื้อสอดคล้องกับแผนการผลิตและคลังสินค้า

ระบบไม่ควรกล่าวอ้างว่าหรือ AI หรือ MRP จะออก PO เอง หากยังไม่มีการตั้งค่าและการอนุมัติจริงในองค์กร

รายละเอียดเพิ่มเติมดูที่ ระบบ MRP และวางแผนการผลิต

PR/PO เชื่อมกับ Accounts Payable

Flow ที่ควรมีคือ PO → Receive → Supplier Invoice → AP → Due Date → Payment

ข้อมูลการจัดซื้อสามารถเชื่อมต่อไปยังข้อมูลเจ้าหนี้และการทำจ่าย เพื่อให้ฝ่ายบัญชีและฝ่ายจัดซื้อเห็นความคืบหน้าแบบต่อเนื่อง

การมีความเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลจัดซื้อกับเจ้าหนี้ช่วยให้บริษัทสามารถตรวจสอบว่าสินค้าที่ได้รับแล้วมีใบแจ้งหนี้ตามจริงหรือไม่ และต้องชำระเมื่อใด

Purchase History

ข้อมูลประวัติการซื้อมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจในรอบถัดไป เช่น ซื้ออะไร, ซื้อจากใคร, ซื้อเมื่อใด, จำนวนเท่าไร, ราคาเท่าไร, Lead Time เท่าไร, และรับสินค้าเมื่อใด

ข้อมูลประวัติช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถระบุว่า Supplier ใดให้บริการเร็วกว่า, ราคาเปลี่ยนแปลงอย่างไร, หรือรายการใดมีการซื้อซ้ำบ่อยมากจนควรมีการปรับนโยบายจัดซื้อ

Dashboard ฝ่ายจัดซื้อ

ข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อควรเห็น เช่น PR รออนุมัติ, PR รอออก PO, PO รอรับ, PO เลยกำหนดรับ, สินค้าที่ต้องรับวันนี้, On Order, Supplier, Purchase Amount, Material Shortage, และรายการที่อาจต้องจัดซื้อ

ข้อมูลบางรายการสามารถนำมาวิเคราะห์ได้ตามการตั้งค่าและความเหมาะสมขององค์กร เช่น Sales Forecast, Inventory Projection, Purchase Trend หรือ Supplier Risk

AI ช่วยงานจัดซื้ออย่างไร

AI สามารถช่วยวิเคราะห์ข้อมูลจัดซื้อได้อย่างไร เช่น รายการใดมีแนวโน้มต้องจัดซื้อ, สินค้าใดมี Stock สูงและอาจไม่ควรซื้อเพิ่ม, PR ใดรออนุมัตินาน, PO ใดใกล้ถึงกำหนดรับ, PO ใดเลยกำหนดรับ, Supplier รายใดมี Lead Time แตกต่างจากข้อมูลเดิม, ราคาซื้อล่าสุดเปลี่ยนแปลงจากประวัติอย่างไร, วัตถุดิบใดอาจกระทบแผนการผลิต, และสิ่งใดควรตรวจสอบก่อนออก PO เพิ่ม

AI เป็นเครื่องมือช่วยวิเคราะห์และสนับสนุนการตัดสินใจ ไม่ได้เป็นผู้อนุมัติหรือสั่งซื้อแทนผู้มีอำนาจในองค์กร และผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับความถูกต้อง ความครบถ้วน และความเป็นปัจจุบันของข้อมูล ERP

ตัวอย่างคำถามที่ถาม AI

• “วันนี้มี PR อะไรรออนุมัติ?”
• “PR ไหนอนุมัติแล้วแต่ยังไม่ได้ออก PO?”
• “PO ไหนต้องรับสินค้าวันนี้?”
• “PO ไหนเลยกำหนดรับแล้ว?”
• “สินค้าอะไรมี On Order อยู่แล้ว?”
• “สินค้าอะไรมี Stock สูงแต่กำลังจะออก PO เพิ่ม?”
• “วัตถุดิบอะไรอาจไม่ทันแผนผลิต?”
• “Supplier ไหนเคยซื้อสินค้านี้?”
• “ราคาซื้อล่าสุดของสินค้านี้เท่าไร?”
• “เดือนนี้ยอดจัดซื้อเพิ่มจากเดือนก่อนเท่าไร?”

Audit Trail

ข้อมูลการจัดซื้อควรมี Audit Trail เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ว่ารายการนี้ถูกสร้างโดยใคร, อนุมัติโดยใคร, มีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง, และสถานะมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด

ข้อมูลสำคัญ เช่น Created By, Created Date, Approved By, Approved Date, Modified By, Modified Date, และ Status History จึงมีความสำคัญมากต่อระบบจัดซื้อ

การมี Audit Trail ช่วยลดความเสี่ยงในการมีการแก้ไขเอกสารโดยไม่มีการติดตาม และทำให้สามารถตรวจสอบว่ารายการใดใช้ข้อมูลล่าสุดหรือมีการยกเลิกก่อนทำสั่งซื้อจริง

ERP เชื่อมกระบวนการจัดซื้อ

Sales / Production Demand → MRP / Inventory Requirement → PR → Approval → PO → Supplier → Receive → Inventory → AP → Finance → Management

เมื่อข้อมูลเชื่อมกันครบถ้วน จะช่วยให้ทุกฝ่ายเห็นภาพการจัดซื้อได้อย่างต่อเนื่องและลดความผิดพลาดจากข้อมูลที่ไม่ตรงกัน

ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ ERP สำหรับ SME และ ERP สำหรับโรงงาน

ธุรกิจแบบใดเหมาะกับระบบ PR/PO

• SME ที่มีฝ่ายจัดซื้อ
• บริษัท Trading
• บริษัทจัดจำหน่าย
• ธุรกิจขายส่ง
• บริษัทนำเข้า
• โรงงาน
• ธุรกิจที่มี Supplier หลายราย
• ธุรกิจที่มีรายการซื้อจำนวนมาก
• บริษัทที่ต้องควบคุม Approval
• โรงงานที่ต้องเชื่อม MRP กับ Purchasing