โปรแกรมคลังสินค้า WMS และ Inventory สำหรับ SME และโรงงาน

โปรแกรมคลังสินค้า WMS คืออะไร

Inventory Management และ Warehouse Management System (WMS) มีจุดมุ่งหมายที่เกี่ยวข้องกันแต่ต่างกันในรายละเอียด

Inventory เน้นข้อมูลจำนวนและมูลค่าสินค้าคงเหลือ เช่น รายการสินค้า, Stock On Hand, Value, Movement และการสรุปยอดคงเหลือ

WMS เพิ่มรายละเอียดการบริหารพื้นที่และการเคลื่อนไหวภายในคลัง เช่น Warehouse, Zone, Row, Shelf, Bin, การรับสินค้า, การเบิกสินค้า, การโอนสินค้า, การจัดสรรพื้นที่ และการติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าในแต่ละตำแหน่งของคลัง

สำหรับธุรกิจที่มีหลายคลังหรือมีการจัดเก็บสินค้าอย่างละเอียด ระบบ WMS จะช่วยให้สามารถควบคุมสินค้าตามตำแหน่งและการเคลื่อนไหวได้ดีขึ้น

Stock On Hand

ระบบคลังต้องให้ผู้ใช้เห็น Stock On Hand ได้ชัดเจนว่าแต่ละสินค้าในแต่ละคลังมีจำนวนเท่าไร และอยู่ในตำแหน่งใด

• รหัสสินค้า
• ชื่อสินค้า
• Warehouse
• Location
• Lot
• Serial
• จำนวนคงเหลือ
• หน่วยนับ
• Available
• Reserved
• On Order

ผู้ใช้ควรสามารถตรวจสอบได้ว่ามีสินค้าเท่าไร อยู่ที่ใด และมีรายการใดที่ถูกจองหรือกำลังสั่งซื้ออยู่

Receive Stock

กระบวนการรับสินค้าเริ่มจาก Purchase Order ไปสู่การ Receive แล้วจัดเก็บสินค้าเข้าคลังตาม Warehouse, Location, Lot หรือ Serial

Flow:

Purchase Order → Receive → Warehouse → Location → Lot / Serial → Stock

• วันที่รับ
• Supplier
• PO Reference
• Lot Number
• Serial Number
• Manufacturing Date
• Expiry Date
• Quantity
• UOM

Issue Stock

การเบิกสินค้าออกจากคลังเป็นกระบวนการที่ต้องมีข้อมูลอ้างอิงชัดเจนเพื่อให้ผู้ใช้เห็นว่าสินค้าออกไปเพื่ออะไร เช่น เบิกขาย เบิกใช้ภายใน เบิกเข้าการผลิต หรือเบิกตามเอกสารอ้างอิง

ระบบควรเก็บประวัติ Stock Movement อย่างครบถ้วน เพื่อให้ติดตามทั้งข้อมูลปริมาณและเหตุผลของการเบิกสินค้าได้

Stock Transfer

การโอนย้ายสินค้าเป็นเรื่องสำคัญหากธุรกิจมีหลายคลังหรือหลาย Location ภายในคลังเดียวกัน เช่น Warehouse A → Transfer → Warehouse B หรือระหว่าง Location ภายในคลัง

ควรตรวจสอบได้ว่าเริ่มต้นจากที่ใด ปลายทางคือที่ใด จำนวนเท่าไร และมีเอกสารอ้างอิงใดประกอบอยู่

Stock Adjustment

การปรับปรุงยอดสินค้าเป็นเรื่องที่ต้องมีความระมัดระวังและมี Audit Trail เพื่อให้เห็นเหตุผลและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

• Stock Count
• ยอดจริง
• ยอดในระบบ
• Difference
• Adjustment
• Reason

ควรสามารถระบุสาเหตุที่ทำให้มีความแตกต่างระหว่างยอดจริงและยอดในระบบ เพื่อให้ตรวจสอบและจัดการต่อได้

Lot Management

Lot Number ช่วยให้สามารถติดตามสินค้าตามรอบการรับเข้าที่ต่างกันได้ เช่น รับเข้าเมื่อใด จาก Supplier ใด เหลือจำนวนเท่าไร และมีวันหมดอายุเท่าไร

• Lot Number
• Receive Date
• Supplier
• Quantity
• Remaining Quantity
• Expiry Date
• Stock Movement

สิ่งนี้เป็นประโยชน์มากต่อการตรวจสอบว่าควรใช้ Lot ใดก่อนและสามารถวางแผนการจ่ายสินค้าได้อย่างเหมาะสม

Serial Number

Serial Number เหมาะสำหรับสินค้าที่ต้องติดตามประวัติรายชิ้น เช่น อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร หรือสินค้าที่มีมูลค่าสูง

ระบบที่ดีควรสามารถบันทึก และติดตามสินค้ารายชิ้นจากการรับเข้า จนถึงการเบิกใช้งานหรือจำหน่ายต่อได้

Expiry Date

สำหรับสินค้าที่มีวันหมดอายุ ระบบควรจัดเก็บข้อมูลที่สามารถเชื่อมต่อกับ Lot, Receive Date, Expiry Date และ Remaining Qty เพื่อให้เห็นว่า Lot ใดใกล้หมดอายุและต้องนำไปใช้ก่อน

• Lot
• Receive Date
• Expiry Date
• Remaining Qty
• Days to Expire

หากระบบถูกตั้งค่าให้รองรับ การแจ้งเตือนรายการที่ใกล้หมดอายุสามารถช่วยให้ทีมคลังจัดการได้อย่างเหมาะสม

FIFO / FEFO

FIFO หมายถึง First In First Out หมายความว่าทรัพย์สินหรือสินค้าเข้าก่อน จะถูกใช้ก่อนสินค้าที่เข้ามาทีหลัง

FEFO หมายถึง First Expired First Out หมายความว่าผลิตภัณฑ์ที่ใกล้วันหมดอายุจะถูกใช้ก่อนสินค้าอื่น ๆ

ระบบสามารถนำข้อมูล Lot และวันหมดอายุมาประกอบการเลือกหรือวางนโยบายการจ่ายสินค้าแบบ FIFO/FEFO ตามการตั้งค่าของระบบ

Multi Warehouse / Location

ในคลังที่มีความซับซ้อน ระบบอาจต้องมีโครงสร้างแบบหลายชั้น เช่น

Warehouse → Zone → Row → Shelf → Bin

ระดับความละเอียดของ Location สามารถออกแบบให้สอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจได้ และช่วยให้จัดเก็บและค้นหาสินค้าได้ง่ายขึ้น

หน่วยนับและการแปลงหน่วย UOM

การจัดการหน่วยนับเป็นเรื่องสำคัญสำหรับการคำนวณยอดคงเหลือและการเคลื่อนไหวของสินค้า

ตัวอย่าง:

• Base UOM: กิโลกรัม
• Alternative UOM: ถุง
• Conversion: 1 ถุง = 25 กิโลกรัม

หากมี Stock = 100 กิโลกรัม ระบบสามารถแสดงเป็นเทียบเท่า 4 ถุง ได้ในหน่วยทางเลือก สำหรับการรายงานและการใช้งานร่วมกัน

การเคลื่อนไหวของ Stock ควรเก็บหรือคำนวณกลับเป็นหน่วยหลัก เพื่อให้ยอดคงเหลือสอดคล้องกันและตรวจสอบง่ายขึ้น

Stock Movement

ประวัติการเคลื่อนไหวของสินค้าเป็นข้อมูลที่สำคัญสำหรับการตรวจสอบและการจัดการคลังสินค้า

• Opening
• Receive
• Issue
• Transfer
• Return
• Adjustment
• Production Issue
• Production Return

ข้อมูลควรมีรายละเอียด เช่น Date, Document, Transaction Type, Warehouse, Lot, IN, OUT, Balance เพื่อให้เห็นความเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละรายการได้ครบถ้วน

Inventory เชื่อมกับ Purchasing

Flow:

PR → PO → On Order → Receive → Inventory

ข้อมูลการจัดซื้อและการรับเข้าสินค้าเชื่อมโยงกับ Inventory เพื่อให้เห็นว่ารายการใดกำลังรอรับ, รับแล้ว, หรือยังคงค้างอยู่ใน On Order

ระบบ ERP สำหรับ SME

Inventory เชื่อมกับ Production

Flow:

Production Order → Material Requirement → Material Issue → Production → Material Return → Finished Goods Receipt

จัดการวัตถุดิบและสินค้าคงเหลือให้สอดคล้องกับการผลิต และช่วยให้สายงานโรงงานสามารถติดตามสินค้าที่ถูกเบิกและกลับคืนได้อย่างชัดเจน

ERP สำหรับโรงงาน

Inventory Dashboard

ผู้บริหารสามารถใช้ Dashboard สำหรับพิจารณาเมตริกที่สำคัญ เช่น มูลค่า Inventory, Stock On Hand, Low Stock, Out of Stock, Slow Moving, Dead Stock, Expiring Soon, On Order, Reserved และ Stock Turnover

Metrics ใดที่ต้องอาศัยการตั้งค่าเพิ่มเติมหรือข้อมูลที่ครบถ้วนสามารถนำมาวิเคราะห์ได้ตามความเหมาะสมของระบบ

AI ช่วยวิเคราะห์ Inventory

AI สามารถนำข้อมูล Inventory มาช่วยวิเคราะห์ได้ เช่น สินค้าใด Stock สูง, สินค้าใดขายหรือเคลื่อนไหวช้า, รายการใดไม่มี Movement, รายการใดใกล้หมดอายุ, รายการใดอาจไม่พอกับความต้องการ, รายการใดมี Purchase Order รอรับ, สินค้าที่มีเงินลงทุนมากที่สุด, และสินค้าที่ควรตรวจสอบก่อนสั่งซื้อเพิ่ม

ผลการวิเคราะห์ขึ้นอยู่กับความถูกต้อง ความครบถ้วน และความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในระบบ และการใช้ AI ควรเป็นการให้คำแนะนำต่อการตัดสินใจ ไม่ใช่การสั่งซื้อสินค้าเองโดยอัตโนมัติ

ลดเงินจมใน Inventory

การใช้ข้อมูลคลังสินค้าเพื่อช่วยวิเคราะห์เงินลงทุนใน Stock เป็นแนวทางที่ช่วยให้ผู้บริหารพิจารณาได้ว่าควรลด Stock, หยุดซื้อชั่วคราว, ลดจำนวน PO รอบถัดไป, ระบายสินค้าที่เคลื่อนไหวช้า หรือตรวจสอบสินค้าที่ใช้เงินลงทุนสูงอย่างไร

ตัวชี้วัดเช่น Slow Moving, Dead Stock, Excess Stock, Stock Turnover, Inventory Value, Demand และ On Order สามารถช่วยวิเคราะห์/ช่วยพิจารณาได้ แต่ไม่สามารถรับรองว่าจะลดต้นทุนได้เป็นจำนวนแน่นอนเพียงแบบเดียว

ธุรกิจแบบใดเหมาะกับ WMS

• บริษัทจัดจำหน่าย
• Trading
• ธุรกิจขายส่ง
• โรงงาน
• อาหาร
• สินค้ามีวันหมดอายุ
• อะไหล่
• ธุรกิจหลายคลัง
• ธุรกิจที่ต้องติดตาม Lot
• ธุรกิจที่ต้องติดตาม Serial