ระบบคลังสินค้า เป็นหนึ่งในระบบสำคัญของธุรกิจที่มีสินค้า วัตถุดิบ หรือสินค้าสำเร็จรูป เพราะหน้าที่ของคลังไม่ได้มีเพียงการเก็บของ แต่ยังเกี่ยวข้องกับการรับสินค้า การเบิกจ่าย การโอนสินค้า การตรวจสอบยอดคงเหลือ และการติดตามประวัติการเคลื่อนไหวของสินค้า

หากข้อมูลคลังสินค้าไม่ถูกต้อง อาจส่งผลต่อฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย การผลิต และการวางแผนธุรกิจ ดังนั้นการออกแบบระบบคลังสินค้าที่เหมาะสม ควรเริ่มจากกระบวนการทำงานจริงขององค์กร และกำหนดให้ข้อมูลแต่ละรายการสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

สำหรับธุรกิจที่ต้องการระบบสำหรับบริหารคลังสินค้า สามารถดูรายละเอียดได้ที่ ระบบคลังสินค้าและโปรแกรมคลังสินค้า IGROUPALL

ระบบคลังสินค้าคืออะไร

ระบบคลังสินค้า หรือ Warehouse Management คือกระบวนการและเครื่องมือที่ใช้ควบคุมสินค้าภายในคลัง ตั้งแต่สินค้าเข้ามาจนกระทั่งถูกเบิก โอน ขาย หรือนำไปใช้ในการผลิต

ระบบที่มีข้อมูลอย่างเป็นโครงสร้าง ช่วยให้ผู้ใช้งานตรวจสอบได้ว่า สินค้าแต่ละรายการอยู่ที่คลังใด มีจำนวนเท่าไร รับเข้ามาจากเอกสารใด และมีการเคลื่อนไหวอย่างไรบ้าง

องค์ประกอบสำคัญของระบบคลังสินค้า

การทำระบบคลังสินค้าให้ใช้งานได้จริง ควรพิจารณามากกว่าการมีช่องสำหรับกรอกจำนวนสินค้า โดยองค์ประกอบพื้นฐานที่มักเกี่ยวข้อง ได้แก่

  • รหัสและข้อมูลสินค้า
  • Warehouse หรือคลังสินค้า
  • Location หรือตำแหน่งจัดเก็บ
  • การรับสินค้าเข้า
  • การเบิกหรือจ่ายสินค้า
  • การโอนสินค้าระหว่างคลัง
  • การปรับปรุงยอดสินค้า
  • Stock On Hand
  • Stock Movement
  • Lot Number
  • Serial Number
  • Expiry Date
  • หน่วยนับและการแปลงหน่วย

กระบวนการรับสินค้าเข้าคลังควรทำอย่างไร

การรับสินค้าเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญของข้อมูล Stock เพราะหากข้อมูลรับเข้าผิด ยอดคงเหลือที่นำไปใช้ในขั้นตอนต่อไปก็อาจผิดตามไปด้วย

ในการรับสินค้า ระบบควรสามารถบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น สินค้า จำนวน หน่วยนับ คลัง Location และข้อมูล Lot หรือ Expiry สำหรับสินค้าที่ต้องติดตาม

หากมีระบบจัดซื้อ การรับสินค้าอาจเชื่อมจากเอกสาร Purchase Order ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่า สินค้าที่รับเข้ามานั้นสัมพันธ์กับ PO ใด และรับจริงแล้วจำนวนเท่าไร

การเบิกสินค้าและจ่ายสินค้าออกจากคลัง

เมื่อมีการนำสินค้าออกจากคลัง ไม่ว่าจะเป็นการขาย การเบิกใช้งาน หรือการเบิกวัตถุดิบไปผลิต ระบบควรบันทึกรายการ Movement เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

ตัวอย่างข้อมูลที่ควรเก็บ เช่น รหัสสินค้า จำนวน หน่วยนับ คลังต้นทาง Lot หรือ Serial ที่ถูกจ่าย วันที่ทำรายการ และเอกสารอ้างอิง

การโอนสินค้าระหว่างคลัง

ธุรกิจที่มีหลายคลังจำเป็นต้องควบคุมการโอนสินค้า ไม่ให้ยอด Stock ถูกเพิ่มหรือลดโดยไม่มีที่มา

ตัวอย่าง Flow อาจเป็น Warehouse A → Transfer → Transfer In → Warehouse B โดยสินค้าที่ออกจากคลังต้นทาง ต้องสัมพันธ์กับสินค้าที่รับเข้าคลังปลายทาง ตามกระบวนการที่องค์กรกำหนด

Stock On Hand คืออะไร

Stock On Hand คือจำนวนสินค้าที่ระบบแสดงว่ามีอยู่ ณ จุดเวลาที่ตรวจสอบ ข้อมูลนี้ถูกใช้โดยหลายฝ่าย ทั้งคลังสินค้า ฝ่ายขาย จัดซื้อ และการผลิต

อย่างไรก็ตาม Stock On Hand ที่มีประโยชน์ ไม่ควรเป็นเพียงตัวเลขสุดท้าย แต่ควรสามารถตรวจย้อนกลับไปยัง Receive, Issue, Transfer และ Adjustment ที่ทำให้ยอดสินค้านั้นเปลี่ยนแปลงได้

Stock Movement สำคัญกับระบบคลังสินค้าอย่างไร

เมื่อเกิดปัญหาว่า Stock ไม่ตรง การมีเพียงยอดคงเหลืออาจไม่เพียงพอ เพราะผู้ใช้งานต้องทราบด้วยว่า สินค้านั้นเคลื่อนไหวผ่านรายการใดมาบ้าง

Stock Movement ช่วยแสดงประวัติ การรับเข้า เบิกออก โอน รับคืน หรือปรับปรุงสินค้า ทำให้การตรวจสอบหาสาเหตุของผลต่างทำได้ง่ายขึ้น

ระบบคลังสินค้าหลาย Warehouse และหลาย Location

ธุรกิจที่มีสินค้าเพิ่มขึ้น อาจต้องแบ่งพื้นที่จัดเก็บเป็นหลายคลัง หรือแบ่งภายในคลังเป็นหลาย Location เพื่อช่วยให้ค้นหาและควบคุมสินค้าได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างโครงสร้างสามารถเป็น Warehouse → Zone → Row → Shelf → Bin แต่ไม่จำเป็นว่าทุกธุรกิจต้องใช้รายละเอียดระดับเดียวกัน ควรออกแบบให้เหมาะกับวิธีจัดเก็บสินค้าจริง

Lot Number ในระบบคลังสินค้า

Lot Number ใช้สำหรับติดตามสินค้าที่อยู่ในกลุ่มเดียวกัน เช่น วัตถุดิบที่รับมาพร้อมกัน หรือสินค้าที่ผลิตจากรอบการผลิตเดียวกัน

เมื่อมีข้อมูล Lot ระบบสามารถช่วยตรวจสอบย้อนหลังได้ว่า สินค้าจาก Lot ใดถูกนำไปใช้ หรือถูกส่งไปกับรายการใด ซึ่งมีประโยชน์กับธุรกิจที่ต้องควบคุมการตรวจสอบย้อนกลับ

Serial Number ใช้เมื่อใด

Serial Number เหมาะกับสินค้าที่ต้องติดตามเป็นรายชิ้น เพราะสินค้าแต่ละชิ้นมีหมายเลขของตัวเอง

ตัวอย่างเช่น อุปกรณ์ เครื่องจักร สินค้าที่มีหมายเลขประจำเครื่อง หรือผลิตภัณฑ์ที่ต้องติดตามประวัติเป็นรายชิ้น

ระบบคลังสินค้าที่มี Expiry Date ช่วยอะไร

สินค้าประเภทอาหาร ยา วัตถุดิบ หรือผลิตภัณฑ์ที่มีวันหมดอายุ ควรมีข้อมูล Expiry Date เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานตรวจสอบรายการที่ใกล้หมดอายุได้

ข้อมูลนี้ยังสามารถใช้ประกอบแนวทาง FEFO หรือ First Expired First Out ซึ่งให้ความสำคัญกับสินค้าที่มีวันหมดอายุใกล้ก่อน ตามนโยบายขององค์กร

FIFO และ FEFO ในระบบคลังสินค้า

FIFO หรือ First In First Out เป็นแนวทางที่พิจารณาสินค้าที่เข้าก่อน สำหรับการจ่ายออกก่อน

ส่วน FEFO หรือ First Expired First Out พิจารณาวันหมดอายุ โดยเน้นรายการที่หมดอายุเร็วกว่าก่อน

แต่ละธุรกิจอาจใช้แนวทางแตกต่างกัน ดังนั้นระบบควรเก็บข้อมูลที่จำเป็น เพื่อให้สามารถเลือกและตรวจสอบสินค้าได้ตามนโยบายจริง

ระบบคลังสินค้ากับหน่วยนับสินค้า

หนึ่งในประเด็นที่ทำให้ Stock ผิดได้ง่าย คือสินค้าหนึ่งรายการมีหลายหน่วยนับ เช่น ซื้อเป็นถุง แต่ควบคุม Stock เป็นกิโลกรัม หรือขายเป็นกล่องแต่เก็บเป็นชิ้น

ระบบควรรองรับหน่วยฐาน และการแปลงหน่วยอย่างชัดเจน เพื่อให้การรับเข้า เบิกจ่าย และยอด Stock กลับมาอยู่ในหน่วยที่สามารถตรวจสอบร่วมกันได้

ระบบคลังสินค้าเชื่อมกับระบบจัดซื้ออย่างไร

คลังสินค้าและจัดซื้อเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกันโดยตรง เพราะเมื่อ Stock ไม่เพียงพอ ฝ่ายจัดซื้ออาจต้องดำเนินการจัดหาเพิ่มเติม

ตัวอย่าง Flow: PR → Approval → PO → On Order → Receive → Stock

เมื่อข้อมูลเชื่อมโยงกัน ฝ่ายจัดซื้อสามารถตรวจสอบสิ่งที่สั่งแล้ว ส่วนฝ่ายคลังสามารถตรวจสอบรายการที่ต้องรับเข้าจาก PO ได้ง่ายขึ้น

ระบบคลังสินค้าเชื่อมกับการขายอย่างไร

ฝ่ายขายจำเป็นต้องทราบสถานะสินค้า เพื่อประกอบการรับ Order และกำหนดการส่งสินค้า

เมื่อข้อมูลการขายเชื่อมกับคลัง สามารถนำรายการขายไปประกอบการตรวจสอบ Stock การจัดเตรียมสินค้า และการจัดส่ง ตาม Workflow ของแต่ละองค์กร

ระบบคลังสินค้าสำหรับโรงงาน

โรงงานต้องควบคุมมากกว่าสินค้าสำเร็จรูป เพราะยังมีวัตถุดิบ งานระหว่างผลิต วัสดุที่เบิกไปแล้ว และวัตถุดิบที่ถูกคืนจากการผลิต

ระบบอาจเชื่อม Flow เช่น Production Order → Material Issue → Production → Material Return → Finished Goods

ทำให้การเคลื่อนไหวของวัตถุดิบ สัมพันธ์กับงานผลิตที่เกิดขึ้นจริง แทนที่จะตัด Stock โดยไม่ทราบว่าใช้กับงานใด

ระบบคลังสินค้ากับ MRP

MRP หรือ Material Requirements Planning จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลหลายส่วน รวมถึงความต้องการสินค้า ปริมาณวัตถุดิบที่ต้องใช้ Stock ที่มีอยู่ และรายการที่กำลังสั่งซื้อหรือผลิต

ดังนั้นความถูกต้องของข้อมูลคลังสินค้า จึงมีผลต่อคุณภาพของข้อมูลที่ใช้ในการวางแผน

ระบบคลังสินค้าช่วยตรวจสอบ Stock จมได้อย่างไร

Stock จมมักเกิดจากสินค้าที่มีจำนวนคงเหลือ แต่ไม่มีหรือมีการเคลื่อนไหวน้อยเป็นเวลานาน

ระบบที่มี Stock Movement และประวัติการใช้งาน สามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาช่วยจัดกลุ่ม และชี้รายการที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติมได้

อย่างไรก็ตาม การตัดสินใจว่าจะลด Stock หยุดซื้อ หรือระบายสินค้า ยังควรพิจารณาความต้องการทางธุรกิจร่วมด้วย

AI สามารถช่วยวิเคราะห์ระบบคลังสินค้าได้อย่างไร

เมื่อข้อมูลในระบบคลังสินค้าถูกจัดเก็บอย่างมีโครงสร้าง สามารถนำข้อมูลไปใช้กับ AI เพื่อช่วยค้นหา สรุป และเปรียบเทียบข้อมูลได้

  • รายการที่ Stock สูง
  • รายการที่ Stock ต่ำ
  • Slow Moving
  • รายการที่ไม่มี Movement
  • สินค้าที่ใกล้หมดอายุ
  • รายการที่มี PO รอรับ
  • ข้อมูลการรับและเบิกสินค้าในช่วงเวลาที่กำหนด

AI เป็นเครื่องมือช่วยวิเคราะห์ แต่ข้อมูลต้นทางยังต้องถูกบันทึกอย่างถูกต้อง หาก Receive, Issue หรือ Transfer ไม่ครบ ผลการวิเคราะห์ก็อาจไม่สะท้อนสถานการณ์จริง

ระบบคลังสินค้าต่างจากโปรแกรมสต๊อกสินค้าอย่างไร

ทั้งสองคำมีความเกี่ยวข้องกันมาก และในหลายระบบอาจหมายถึงระบบลักษณะเดียวกัน แต่คำว่า “ระบบคลังสินค้า” มักถูกใช้ในบริบทที่ครอบคลุมกระบวนการภายในคลังมากขึ้น เช่น Warehouse, Location, Movement, Lot, Serial และการเชื่อมกับเอกสารอื่น

ส่วนโปรแกรมสต๊อกสินค้าแบบพื้นฐาน อาจเน้นการบันทึกรับเข้า จ่ายออก และยอดคงเหลือเป็นหลัก ทั้งนี้ความสามารถจริงขึ้นอยู่กับแต่ละระบบ

ระบบคลังสินค้าต่างจาก ERP อย่างไร

ระบบคลังสินค้าเน้นกระบวนการเกี่ยวกับสินค้า พื้นที่จัดเก็บ และการเคลื่อนไหว ขณะที่ ERP มีขอบเขตกว้างกว่า โดยอาจรวมการจัดซื้อ การขาย การผลิต การเงิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ภาษี และบัญชี

ระบบคลังสินค้าจึงสามารถเป็นหนึ่งใน Module ที่ทำงานร่วมกับ ERP ได้ เพื่อให้ข้อมูล Stock เชื่อมกับกระบวนการของฝ่ายอื่น

วางระบบคลังสินค้าอย่างไรให้ใช้งานได้จริง

ก่อนเริ่มใช้ระบบควรสำรวจกระบวนการจริงก่อน ว่าปัจจุบันสินค้าเข้าทางไหน ออกทางไหน ใครเป็นผู้อนุมัติ มีคลังกี่แห่ง ใช้หน่วยนับอะไร และต้องติดตาม Lot หรือ Serial หรือไม่

จากนั้นจึงออกแบบ Master Data และ Workflow ให้ใกล้เคียงกับกระบวนการทำงานจริง เพราะระบบที่มีฟังก์ชันจำนวนมาก แต่ไม่ตรงกับขั้นตอนขององค์กร อาจทำให้ผู้ใช้งานต้องทำงานซ้ำ

ตัวอย่าง Flow ของระบบคลังสินค้า

ตัวอย่างกระบวนการรับสินค้าจากการจัดซื้อ:

PR → PO → Receive → Warehouse → Stock On Hand

ตัวอย่างการโอนสินค้า:

Warehouse A → Transfer → Transfer In → Warehouse B

ตัวอย่างโรงงาน:

Material Stock → Issue to Production → Production → Return / Finished Goods

Flow ที่เหมาะสมอาจแตกต่างกัน ตามวิธีทำงานของแต่ละบริษัท

ธุรกิจแบบไหนเหมาะกับระบบคลังสินค้า

  • SME ที่มีรายการสินค้าเพิ่มขึ้น
  • บริษัท Trading
  • ธุรกิจค้าส่งและจัดจำหน่าย
  • โรงงานผลิตสินค้า
  • ธุรกิจที่มีหลาย Warehouse
  • ธุรกิจที่ต้องติดตาม Lot หรือ Serial
  • ธุรกิจที่มีสินค้าหมดอายุ
  • องค์กรที่ต้องเชื่อมคลังกับ PR/PO การขาย หรือการผลิต

สรุป ระบบคลังสินค้าที่ดีควรตอบคำถามอะไรได้บ้าง

ระบบคลังสินค้าที่ใช้งานได้จริง ควรช่วยให้ผู้ใช้งานตอบคำถามพื้นฐานได้ เช่น

  • ตอนนี้สินค้าคงเหลือเท่าไร
  • สินค้าอยู่คลังและ Location ใด
  • Stock เปลี่ยนจากรายการอะไร
  • มีสินค้า Lot ใดหรือ Serial ใดอยู่บ้าง
  • รายการใดใกล้หมดอายุ
  • มีสินค้าอะไรอยู่ระหว่างสั่งซื้อ
  • สินค้าใดถูกเบิกไปผลิต
  • รายการใดไม่มีการเคลื่อนไหวนาน

เมื่อข้อมูลเหล่านี้อยู่ในระบบเดียวกัน จะช่วยให้ฝ่ายคลัง ฝ่ายขาย จัดซื้อ การผลิต และผู้บริหารสามารถตรวจสอบข้อมูล จากแหล่งข้อมูลที่สัมพันธ์กันได้มากขึ้น

หากต้องการดูรายละเอียดระบบของ IGROUPALL สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ ระบบคลังสินค้า IGROUPALL ซึ่งรวมการจัดการ Stock การรับเข้า เบิกจ่าย โอนสินค้า Lot, Serial, Expiry และการเชื่อมกับกระบวนการ ERP ที่เกี่ยวข้อง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบคลังสินค้า

ระบบคลังสินค้าจำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือไม่

ขึ้นอยู่กับจำนวนสินค้าและความซับซ้อนของกระบวนการ หากมีรายการไม่มากและการเคลื่อนไหวน้อย ระบบพื้นฐานอาจเพียงพอ แต่เมื่อเริ่มมีหลายคลัง หลายผู้ใช้งาน หรือมีเอกสารจำนวนมาก ระบบที่มีโครงสร้างชัดเจนจะช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลได้สะดวกขึ้น

ระบบคลังสินค้ารองรับหลาย Warehouse ได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือกใช้ ระบบที่ออกแบบสำหรับ Multi-Warehouse สามารถแยกจำนวนและ Movement ตามคลังที่กำหนดได้

ระบบคลังสินค้าควรมี Lot และ Serial หรือไม่

ควรมีเมื่อประเภทสินค้าจำเป็นต้องติดตามย้อนกลับ แต่ไม่ใช่สินค้าทุกประเภทต้องใช้ทั้ง Lot และ Serial ควรเลือกให้เหมาะกับลักษณะสินค้า

ระบบคลังสินค้าเชื่อมกับการผลิตได้หรือไม่

ได้ หากระบบรองรับการเชื่อมข้อมูล การเบิกวัตถุดิบ การคืนวัตถุดิบ และการรับสินค้าจากการผลิต เข้ากับ Stock

ระบบคลังสินค้าสามารถใช้ AI ได้หรือไม่

สามารถนำข้อมูลคลังสินค้าที่มีโครงสร้าง ไปใช้ช่วยค้นหา สรุป หรือวิเคราะห์ได้ แต่คุณภาพของผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับความถูกต้องของข้อมูลต้นทาง และสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งาน

ระบบคลังสินค้าที่ดีไม่ควรบอกเพียงว่า “มีสินค้าเหลือเท่าไร” แต่ควรช่วยให้ตรวจสอบได้ว่า สินค้าอยู่ที่ไหน เข้ามาจากไหน เคลื่อนไหวอย่างไร และเกี่ยวข้องกับเอกสารใด

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ ระบบคลังสินค้าและโปรแกรมคลังสินค้า IGROUPALL