โปรแกรมสต๊อกสินค้า

เมื่อจำนวนสินค้าเพิ่มขึ้น การใช้ Excel หรือการจดบันทึกด้วยมืออาจเริ่มทำให้การตรวจสอบยอดคงเหลือยุ่งยากขึ้น โดยเฉพาะธุรกิจที่มีการรับสินค้าเข้า เบิกสินค้า โอนสินค้า และขายสินค้าหลายครั้งในแต่ละวัน โปรแกรมสต๊อกสินค้า จึงถูกนำมาใช้เพื่อช่วยจัดเก็บข้อมูลการเคลื่อนไหวของสินค้า และทำให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบ Stock ได้จากข้อมูลในระบบเดียวกัน

ธุรกิจที่กำลังมองหาระบบสำหรับบริหารสต๊อก สามารถดูรายละเอียด โปรแกรมสต๊อกสินค้าและโปรแกรมคลังสินค้า IGROUPALL เพื่อศึกษาฟังก์ชันด้านการรับเข้า เบิกจ่าย โอนสินค้า หลายคลัง Lot, Serial, Expiry และการเชื่อมกับกระบวนการอื่นของธุรกิจ

โปรแกรมสต๊อกสินค้าคืออะไร

โปรแกรมสต๊อกสินค้า คือระบบที่ใช้สำหรับบันทึก ตรวจสอบ และติดตามจำนวนสินค้าที่มีอยู่ในธุรกิจ โดยข้อมูล Stock จะเปลี่ยนแปลงตามรายการที่เกิดขึ้นจริง เช่น การรับสินค้าเข้า การขาย การเบิกสินค้า การโอนสินค้า การรับคืน หรือการปรับปรุงยอดสินค้า

ระบบสต๊อกที่ดีไม่ได้ช่วยเพียงแสดงว่าสินค้าเหลือเท่าไร แต่ควรช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ด้วยว่า จำนวนสินค้าที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงเกิดจากเอกสารหรือรายการใด เพื่อช่วยลดปัญหาการหาที่มาของยอด Stock ไม่เจอ

ธุรกิจแบบไหนควรเริ่มใช้โปรแกรมสต๊อกสินค้า

ในช่วงเริ่มต้น ธุรกิจที่มีสินค้าไม่มากอาจใช้ Spreadsheet หรือระบบง่าย ๆ ในการควบคุมจำนวนสินค้าได้ แต่เมื่อมีจำนวนรายการเพิ่มขึ้น มีหลายคนทำงานร่วมกัน หรือเริ่มมีหลายคลัง การบริหารด้วยวิธีเดิมอาจทำให้ข้อมูลคลาดเคลื่อนได้ง่ายขึ้น

ธุรกิจที่ควรพิจารณาใช้ระบบสต๊อกสินค้า ได้แก่ SME, บริษัทซื้อมา-ขายไป, ผู้จัดจำหน่าย, ธุรกิจค้าส่ง, โรงงานผลิตสินค้า และองค์กรที่มีการรับเข้า-จ่ายออกสินค้าจำนวนมาก

โปรแกรมสต๊อกสินค้าควรมีฟังก์ชันอะไรบ้าง

  • บันทึกรับสินค้าเข้าคลัง
  • บันทึกเบิกหรือจ่ายสินค้าออก
  • โอนสินค้าระหว่างคลัง
  • ตรวจสอบ Stock On Hand
  • ตรวจสอบ Stock Movement ย้อนหลัง
  • ปรับปรุงยอดสินค้าเมื่อพบผลต่าง
  • รองรับหลาย Warehouse และหลาย Location
  • รองรับ Lot Number และ Serial Number ตามลักษณะสินค้า
  • รองรับ Expiry Date สำหรับสินค้าที่มีวันหมดอายุ
  • รองรับหลายหน่วยนับและการแปลงหน่วยสินค้า
  • เชื่อมข้อมูลกับการจัดซื้อ การขาย หรือการผลิตได้ตามระบบ

Stock On Hand คือข้อมูลสำคัญของระบบสต๊อกสินค้า

Stock On Hand หมายถึงจำนวนสินค้าที่มีอยู่ตามข้อมูลของระบบ ณ เวลาที่ตรวจสอบ ข้อมูลนี้มีความสำคัญกับหลายฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า หรือฝ่ายผลิต

ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายต้องการทราบว่ามีสินค้าพร้อมขายหรือไม่ ฝ่ายจัดซื้อต้องการทราบว่าควรสั่งเพิ่มเท่าไร และฝ่ายผลิตต้องการตรวจสอบวัตถุดิบก่อนเปิดงานผลิต หากแต่ละฝ่ายใช้ข้อมูล Stock คนละชุด อาจเกิดการตัดสินใจจากข้อมูลที่ไม่ตรงกันได้

Stock Movement ช่วยตรวจสอบอะไรได้บ้าง

การดูยอดคงเหลือเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ เพราะเมื่อพบว่ายอดผิด ผู้ใช้งานยังต้องทราบว่า สินค้าเคลื่อนไหวไปทางใดบ้าง

Stock Movement จึงเป็นข้อมูลที่ช่วยตรวจสอบประวัติการรับเข้า เบิกออก โอน ปรับปรุง หรือคืนสินค้า ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายกว่าการดูเฉพาะยอดสุดท้าย

โปรแกรมสต๊อกสินค้าหลายคลังเหมาะกับธุรกิจแบบไหน

ธุรกิจที่มีมากกว่าหนึ่งสถานที่จัดเก็บสินค้า ควรพิจารณาระบบที่สามารถแยก Stock ตาม Warehouse ได้ เช่น คลังวัตถุดิบ คลังสินค้าสำเร็จรูป คลังสินค้ารอจัดส่ง หรือคลังของแต่ละสาขา

ภายใน Warehouse เดียวกันยังอาจแบ่งเป็น Zone, Row, Shelf หรือ Location ย่อย เพื่อช่วยให้ตรวจสอบตำแหน่งจัดเก็บได้ละเอียดขึ้น ทั้งนี้ระดับรายละเอียดที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับรูปแบบคลังของแต่ละองค์กร

Lot และ Serial Number ต่างกันอย่างไรในระบบสต๊อก

Lot Number มักใช้สำหรับติดตามสินค้าที่ผลิตหรือรับมาเป็นกลุ่มเดียวกัน ส่วน Serial Number ใช้สำหรับติดตามสินค้าเป็นรายชิ้น

ตัวอย่างเช่น วัตถุดิบ อาหาร หรือสินค้าที่ผลิตเป็น Batch อาจใช้ Lot เพื่อช่วยตรวจสอบย้อนกลับ ขณะที่เครื่องจักร อุปกรณ์ หรือสินค้าที่มีหมายเลขประจำเครื่อง อาจใช้ Serial Number เพื่อระบุแต่ละชิ้น

สินค้าที่มีวันหมดอายุควรใช้ระบบแบบไหน

ธุรกิจที่มีอาหาร ยา วัตถุดิบ หรือผลิตภัณฑ์ที่มีอายุการใช้งาน ควรเก็บข้อมูล Expiry Date ควบคู่กับ Lot เพื่อให้สามารถตรวจสอบว่าสินค้าใดกำลังใกล้หมดอายุ

ข้อมูลวันหมดอายุยังสามารถนำไปประกอบการวางแผนจ่ายสินค้า เช่นแนวทาง FEFO หรือ First Expired First Out ซึ่งให้ความสำคัญกับรายการที่มีวันหมดอายุใกล้กว่าก่อน ตามนโยบายและขั้นตอนของธุรกิจ

FIFO กับ FEFO เกี่ยวข้องกับโปรแกรมสต๊อกสินค้าอย่างไร

FIFO หรือ First In First Out เป็นแนวทางที่พิจารณาสินค้าที่รับเข้าก่อน สำหรับการจ่ายออกก่อน ส่วน FEFO หรือ First Expired First Out จะพิจารณาจากวันหมดอายุเป็นหลัก

ไม่ใช่ทุกธุรกิจจำเป็นต้องใช้วิธีเดียวกัน การเลือกรูปแบบควบคุมสินค้า ควรพิจารณาจากประเภทสินค้า อายุสินค้า และกระบวนการทำงานจริง

โปรแกรมสต๊อกสินค้าเชื่อมกับ PR และ PO ได้อย่างไร

ในธุรกิจที่มีระบบจัดซื้อ ข้อมูล Stock สามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจซื้อสินค้า และเมื่อมีการสั่งซื้อแล้ว ระบบสามารถเชื่อมกระบวนการจาก PR และ PO ไปสู่การรับสินค้าเข้าคลัง

ตัวอย่าง Flow คือ PR → PO → On Order → Receive → Stock On Hand ทำให้ข้อมูลระหว่างฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายคลังสามารถอ้างอิงเอกสารที่เกี่ยวข้องร่วมกันได้

โปรแกรมสต๊อกสินค้าสำหรับโรงงานต้องมีอะไรเพิ่ม

โรงงานมีความซับซ้อนมากกว่าธุรกิจที่ซื้อมาแล้วขายไป เพราะสินค้าคงคลังอาจประกอบด้วยวัตถุดิบ ชิ้นส่วน งานระหว่างผลิต และสินค้าสำเร็จรูป

ระบบสต๊อกสำหรับโรงงานจึงอาจต้องรองรับ Material Issue สำหรับเบิกวัตถุดิบไปผลิต Material Return สำหรับคืนวัตถุดิบ รวมถึงการรับ Finished Goods กลับเข้าคลังเมื่อผลิตเสร็จ

หน่วยนับมีผลกับความถูกต้องของ Stock อย่างไร

สินค้าบางรายการอาจซื้อ ขาย หรือเบิกด้วยหน่วยที่แตกต่างกัน เช่น หน่วยหลักเป็นกิโลกรัม แต่ซื้อเป็นถุง หรือขายเป็นกล่อง

ระบบที่รองรับการแปลงหน่วยช่วยให้รายการเหล่านี้ สามารถคำนวณกลับไปยังหน่วยฐานเดียวกันได้ ซึ่งช่วยลดความสับสนเมื่อตรวจสอบ Stock

โปรแกรมสต๊อกสินค้าช่วยลด Stock จมได้หรือไม่

ตัวโปรแกรมไม่ได้ทำให้ Stock จมหายไปโดยอัตโนมัติ แต่ข้อมูลในระบบสามารถช่วยให้ผู้ใช้งานเห็นรายการที่ควรตรวจสอบได้ง่ายขึ้น เช่น สินค้าที่ไม่มีการเคลื่อนไหวเป็นเวลานาน สินค้าที่มีจำนวนสูงเมื่อเทียบกับการใช้งาน หรือรายการที่ยังมี PO รอรับอยู่

เมื่อมีข้อมูลเหล่านี้ ฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถนำไปประกอบการวางแผน ลดการซื้อเพิ่ม ระบายสินค้า หรือปรับระดับ Stock ตามนโยบายขององค์กร

AI สามารถนำข้อมูลสต๊อกสินค้าไปวิเคราะห์อะไรได้บ้าง

เมื่อข้อมูล Stock ถูกจัดเก็บอย่างมีโครงสร้าง AI สามารถนำข้อมูลที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง มาช่วยค้นหา สรุป และเปรียบเทียบข้อมูลได้

ตัวอย่างคำถามที่อาจนำไปใช้วิเคราะห์ เช่น สินค้ารายการใดมี Stock สูง รายการใดเคลื่อนไหวช้า รายการใดใกล้หมดอายุ หรือมีสินค้าใดที่อยู่ระหว่างรอรับจากการจัดซื้อ

อย่างไรก็ตาม ความแม่นยำของการวิเคราะห์ยังขึ้นอยู่กับ ความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูลที่บันทึกในระบบ

โปรแกรมสต๊อกสินค้าต่างจาก ERP อย่างไร

โปรแกรมสต๊อกสินค้ามุ่งเน้นเรื่องสินค้าและการเคลื่อนไหวในคลังเป็นหลัก ขณะที่ ERP มีขอบเขตกว้างกว่า และอาจเชื่อมข้อมูลจัดซื้อ คลังสินค้า การขาย การผลิต การเงิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ภาษี และบัญชีเข้าด้วยกัน

ดังนั้นธุรกิจที่ต้องการเพียงรับเข้า จ่ายออก และดู Stock อาจเริ่มจากโปรแกรมสต๊อกได้ แต่หากต้องการเชื่อมกระบวนการหลายฝ่าย ควรพิจารณาความสามารถด้าน Integration เพิ่มเติม

หลักในการเลือกโปรแกรมสต๊อกสินค้า

ก่อนเลือกระบบควรเริ่มจากกระบวนการจริงของบริษัท ว่าปัจจุบันมีปัญหาตรงจุดใด ไม่จำเป็นต้องเลือกระบบที่มีฟังก์ชันจำนวนมากที่สุด แต่ควรเลือกระบบที่รองรับขั้นตอนที่ใช้งานจริง และสามารถขยายต่อได้เมื่อลักษณะธุรกิจเปลี่ยนแปลง

ประเด็นที่ควรพิจารณา เช่น จำนวนคลัง จำนวนผู้ใช้งาน จำนวนรายการสินค้า การควบคุม Lot/Serial รูปแบบหน่วยนับ การเชื่อม PR/PO รวมถึงว่ามีระบบการผลิตหรือไม่

โปรแกรมสต๊อกสินค้าช่วยเชื่อมการทำงานของแต่ละฝ่ายอย่างไร

เมื่อฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายคลัง สามารถอ้างอิงข้อมูลสินค้าในระบบเดียวกัน จะช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลสะดวกขึ้น

ฝ่ายขายสามารถดูข้อมูล Stock ฝ่ายจัดซื้อใช้ข้อมูลประกอบการวางแผนซื้อ ส่วนฝ่ายคลังสามารถตรวจสอบรายการรับเข้าและจ่ายออก โดยอ้างอิงจากรายการที่เกิดขึ้นในระบบ

สรุป โปรแกรมสต๊อกสินค้ามีประโยชน์อย่างไร

โปรแกรมสต๊อกสินค้า ช่วยรวบรวมข้อมูลสินค้า การรับเข้า จ่ายออก โอน และยอดคงเหลือไว้ในระบบเดียว ทำให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบ Stock และประวัติการเคลื่อนไหวได้ง่ายขึ้น

สำหรับธุรกิจที่มีหลายคลัง ต้องติดตาม Lot, Serial, Expiry หรือเชื่อมข้อมูลกับจัดซื้อ การขาย และการผลิต ควรพิจารณาความสามารถของระบบให้เหมาะกับกระบวนการจริง มากกว่าการดูเฉพาะฟังก์ชันพื้นฐาน

หากต้องการดูรายละเอียดระบบของ IGROUPALL สามารถศึกษาได้ที่ โปรแกรมสต๊อกสินค้าและโปรแกรมคลังสินค้า IGROUPALL

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมสต๊อกสินค้า

โปรแกรมสต๊อกสินค้าเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กหรือไม่

เหมาะได้ โดยควรเลือกระดับความซับซ้อนของระบบ ให้ตรงกับจำนวนสินค้า จำนวนคลัง และขั้นตอนการทำงานของธุรกิจ

โปรแกรมสต๊อกสินค้าสามารถใช้กับโรงงานได้หรือไม่

ได้ แต่โรงงานควรพิจารณาระบบที่รองรับ การเบิกวัตถุดิบ การคืนวัตถุดิบ และการรับผลผลิตเข้าคลังเพิ่มเติม

โปรแกรมสต๊อกสินค้าควรรองรับ Lot หรือไม่

หากธุรกิจจำเป็นต้องติดตามสินค้าเป็น Batch หรือตรวจสอบย้อนหลังตามรอบการผลิต ระบบที่รองรับ Lot จะมีประโยชน์มากขึ้น

โปรแกรมสต๊อกสินค้าสามารถเชื่อมกับระบบจัดซื้อได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือกใช้ ระบบที่เชื่อม PR, PO และการรับสินค้า สามารถช่วยให้กระบวนการจัดซื้อสัมพันธ์กับข้อมูล Stock ได้

AI ใช้แทนโปรแกรมสต๊อกสินค้าได้หรือไม่

AI ไม่ได้ทดแทนฐานข้อมูลและระบบบันทึก Movement แต่สามารถนำข้อมูลที่มีโครงสร้างจากระบบสต๊อก ไปช่วยค้นหา สรุป และวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติมได้

ระบบสต๊อกที่เหมาะสมไม่ควรตอบได้เพียงว่า “เหลือสินค้าเท่าไร” แต่ควรช่วยให้ตรวจสอบได้ด้วยว่า สินค้าเข้ามาจากไหน เคลื่อนไหวอย่างไร และข้อมูลที่เห็นสามารถนำไปใช้ต่อในกระบวนการใดของธุรกิจได้บ้าง

ดูรายละเอียดเพิ่มเติม: โปรแกรมสต๊อกสินค้า IGROUPALL